ซอฟท์แวร์อพาร์ทเม้นท์อีซี (Apartment EZ) แตกต่างจากซอฟท์แวร์บิลลิ่งทั่วไปอย่างไร ?

ซอฟท์แวร์บิลลิ่งโดยทั่วไปนั้นถูกพัฒนาจากมุมมองของผู้ผลิตตู้สาขาโทรศัพท์เป็นหลักเพื่อช่วยอำนวย ความสะดวกในการออกบิล โดยสามารถดึงข้อมูลการใช้โทรศัพท์จากตู้สาขาโทรศัพท์ได้โดยตรง ผู้ใช้จึง ไม่ต้องเสียเวลามารวบรวม คำนวณ และบันทึกค่าโทรศัพท์ของแต่ละห้องเช่าเอง แต่เนื่องจากซอฟท์แวร์บิลลิ่งนั้น ไม่ได้ถูกพัฒนาจากมุมมองของเจ้าของหรือผู้บริหารอพาร์ทเม้นท์ หรือ มีจุดประสงค์เพียงเพื่อช่วยอำนวยความ สะดวกด้านการออกบิลเท่านั้น จึงทำซอฟท์แวร์บิลลิ่งทั่วไป ขาดซึ่งกระบวนการบริหารหลาย ๆ กระบวนการที่ควรจะ มีในทางปฏิบัติ เช่น

* กระบวนการควบคุมการออกเอกสาร (ป้องกันการทุจริต) * กระบวนการตรวจสอบการออกเอกสารย้อนหลัง (ตรวจสอบการทุจริตย้อนหลังได้) * กระบวนการตรวจสอบความผิดพลาดขณะบันทึกข้อมูล (ป้องกันการบันทึกข้อมูลที่ขัดแย้ง ความเป็นจริง) * กระบวนการบริหารเงินมัดจำ (แยกเงินมัดจำออกจากรายรับบริการ ตรวจสอบเงินสดรับจ่าย ได้อย่างถูกต้อง) * กระบวนการผ่อนชำระ (ในกรณีผู้เช่าไม่สามารถชำระหนี้เต็มจำนวนได้ในครั้งเดียว) * กระบวนการแยกพิมพ์ห้องพักรายเดือนให้อัตโนมัติ (3 คลิกเท่านั้น สามารถพิมพ์ใบแจ้งหนี้ เฉพาะห้องพัก รายเดือนได้ทั้งหมด ไม่ต้องแยกพิมพ์เป็นช่วง ๆ หรือทีละห้อง)

ซอฟท์แวร์บริหารอพาร์ทเม้นท์ของบริษัท ทรีลอจิก (Apartment EZ) แตกต่างจากซอฟท์แวร์ บริหารอพาร์ทเม้นท์ทั่วไปอย่างไร ?

ซอฟท์แวร์บริหารอพาร์ทเม้นท์โดยทั่วไปนั้น อาจมีจุดแตกต่างกันไปบ้างแล้วแต่ยี่ห้อ บางยี่ห้อ อาจออกแบบมาเพื่อใช้บันทึกข้อมูลและออกเอกสารเป็นหลัก แต่ขาดซึ่งระบบควบคุม และตรวจสอบ แต่โดยส่วนมากแล้ว ซอฟท์แวร์บริหารอพาร์ทเม้นท์โดยทั่วไปนั้น ไม่สามารถดึงข้อมูลจากตู้สาขาโทรศัพท์ ได้โดยตรง ผู้ใช้ต้องทำการรวบรวม คำนวณ และบันทึกข้อมูลค่าโทรศัพท์แต่ละห้องด้วยตนเอง ทำให้เสีย เวลาค่อนข้างมากในการออกบิลแต่ละครั้ง และมีโอกาสผิดพลาดสูง โดยเฉพาะการบันทึกข้อมูลจำนวนมาก ขณะที่ซอฟท์แวร์อพาร์ทเม้นท์อีซี่นั้นสามารถดึงข้อมูลจากตู้สาขาโทรศัพท์ได้โดยตรง และสามารถสั่งงาน ตู้สาขาโทรศัพท์บางยี่ห้อได้โดยตรง ทำให้ผู้ใช้สามารถสั่งล็อกหรือปลดล็อกเครื่องโทรศัพท์ในแต่ละห้องพัก ได้โดยตรงหรือสามารถแสดงสถานะการใช้งานเครื่องโทรศัพท์ของแต่ละห้องได้ที่หน้าจอแสดงผลพร้อมๆ กัน ปัจจุบันซอฟท์แวร์อพาร์ทเม้นท์อีซี่ได้พัฒนาให้สามารถดึงข้อมูลจากมิเตอร์ไฟฟ้าดิจิตอลได้อัตโนมัติ รวมถึงมิเตอร์น้ำดิจิตอลในอนาคตอันใกล้ ซึ่งจะช่วยให้การออกบิลในแต่ละรอบสามารถกระทำได้อย่างรวด เร็ว การบันทึกค่ามิเตอร์ขณะเช็คอินเช็คเอ้าท์ทำได้ทันทีโดยไม่ต้องมีพนักงานคอยวิ่งขึ้นลงเพื่อดูค่ามิเตอร์

อยากทราบว่าซอฟท์แวร์ อพาร์ทเม้นท์อีซี (Apartment EZ) มีรายงานอะไรบ้าง

ซอฟท์แวร์อพาร์ทเม้นท์อีซี (Apartment EZ) มีรายงานให้ครบทุกมุมมองที่ผู้ใช้และผู้บริหารต้องการดังนี้ 1) รายชื่อผู้เช่าปัจจุบัน (ผู้เช่าทั้งหมด / ผู้เช่าที่จองห้อง / ผู้เช่าที่อาศัยอยู่ / ผู้เช่าที่แจ้งย้ายออก) 2) รายชื่อผู้เช่าอดีต (ผู้เช่าที่ย้ายออกแล้ว / ผู้เช่าที่ยกเลิกการจอง) 3) รายชื่อห้องที่มีผู้เช่าอาศัยอยู่ 4) สรุปมิเตอร์น้ำประปาและมิเตอร์ไฟฟ้าล่าสุด 5) ค่าบริการประจำ (ค่าเช่า / ค่าน้ำประปา / ค่าไฟฟ้า / ค่าบริการประจำทั้งหมด) 5) ค่าบริการเพิ่มเติม 6) ค่าโทรศัพท์ 7) ค่าบริการทั้งหมด 8) การใช้โทรศัพท์ทั้งหมด 9) การใช้โทรศัพท์ตามใบแจ้งหนี้ 10) การใช้โทรศัพท์ของแต่ละห้อง 11) การใช้งานสายนอก 12) รายละเอียดกระแสเงินมัดจำ 13) สรุปกระแสเงินมัดจำ 14) สรุปยอดใบแจ้งหนี้ (ที่ยังไม่มีการชำระ / ที่มีการชำระบางส่วน) 15) สรุปใบแจ้งหนี้แยกประเภท 16) สรุปยอดหนี้คงค้าง 17) สรุปยอดใบเสร็จ (แสดงยอดรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม / แสดงเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ชำระ) 18) สรุปยอดรับชำระทั้งหมด 19) สรุปรายรับแยกประเภท (สรุปจากใบเสร็จ)

ในกรณีต้องการตรวจสอบจำนวนเงินที่รับเข้ามาในแต่ละวันว่าถูกต้องหรือไม่ ซอฟท์แวร์ อพาร์ทเม้นท์อีซี (Apartment EZ) ช่วยในการตรวจสอบได้หรือไม่

ช่วยได้ครับ ปกติแล้วเงินที่รับเข้ามามีอยู่  2 ประเภทได้แก่ เงินมัดจำรับ และเงินรับชำระค่าบริการ ส่วน เงินที่จ่ายออกไปมีอยู่ 1 ประเภทได้แก่ เงินมัดจำคืน ดังนั้นผู้บริหารสามารถให้พนักงานสั่งพิมพ์รายงาน "สรุปกระแสเงินมัดจำ" และรายงาน "สรุปยอดรับชำระทั้งหมด" ของช่วงเวลาที่ต้องการตรวจสอบ ในกรณีนี้คือเวลา ที่พนักงานเข้าทำงานถึงเวลาที่พนักงานเลิกงาน (1 วันหรือ 1 กะ) ถ้าถูกต้อง ยอดเงินที่พนักงานส่งให้กับยอดเงิน มัดจำสุทธิ รวมกับยอดรับชำระทั้งหมดในรายงานจะต้องเท่ากัน                                                   ยอดเงินรับ = เงินมัดจำสุทธิ + เงินรับชำระค่าบริการ

ซอฟท์แวร์อพาร์ทเม้นท์อีซี (Apartment EZ) รองรับการให้บริการทั้งแบบรายวัน รายเดือน หรือรายชั่วโมง ได้หรือไม่

รองรับครับ พร้อมทั้งกำหนดได้ว่าห้องพักรายวันหรือรายชั่วโมงใดจะให้คิด ค่าน้ำ ค่าไฟ หรือค่าโทรศัพท์ ด้วยหรือไม่ การออกใบแจ้งหนี้ก็จะแยกอิสระกับใบแจ้งหนี้ของห้องพักรายเดือนทำให้การออกใบแจ้งหนี้ ของห้องพักรายเดือนที่มีจำนวนมากสามารถออกได้ทั้งหมดในเวลาเพียงไม่กี่คลิก เพราะไม่ต้องคอยแยกว่าห้อง ไหนรายวัน ห้องไหนรายเดือน โปรแกรมจะแยกให้อัตโนมัติเมื่อถึงรอบออกใบแจ้งหนี้

กรณีต้องการพิมพ์สัญญาจองหรือสัญญาเช่าหลังจากที่ลูกค้าได้ทำการจองห้องหรือเช็คอินแล้วสามารถ ทำได้หรือไม่ ในกรณีทำได้เนื้อหาในสัญญาผู้ใช้สามารถปรับแต่งเองได้หรือไม่

ทำได้ครับ ผู้ใช้สามารถปรับแต่งสัญญาได้เองทั้งสัญญาจองและสัญญาเช่า นอกจากนี้โปรแกรมยังเปิด โอกาสให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้รูปแบบสัญญาใดสัญญาหนึ่งจาก 2 รูปแบบที่ได้ทำไว้ก่อนหน้าขณะสั่ง พิมพ์สัญญา สัญญาแบบที่หนึ่งอาจเขียนเป็นภาษาไทย ขณะที่สัญญาแบบที่สองเขียนเป็นภาษาอังกฤษ สัญญา จองสามารถมีได้ 2 รูปแบบ สัญญาเช่าก็เช่นกัน

การให้บริการห้องพักรายเดือนนอกจากคิดค่าเช่าห้อง ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า แล้ว สามารถเพิ่มค่าบริการอื่น ๆ ที่คิดเป็นรายเดือนได้หรือไม่ เช่น ค่า UBC, ค่าอินเตอร์เน็ตรายเดือน, ค่าเช่าตู้เย็น, ค่าเช่าโทรทัศน์ และอื่น ๆ ได้หรือไม่

ได้ครับ เราสามารถกำหนดค่าบริการรายเดือนได้ไม่จำกัดประเภทรายการ ผู้ใช้สามารถเพิ่มรายการได้เอง ด้วยการสร้างรายการค่าบริการขึ้นมาตามที่ต้องการ จากนั้นจึงกำหนดรายการค่าบริการที่ต้องการให้กับ ห้องหรือกลุ่มห้องที่ต้องการคิดค่าบริการ

ภาพข้างต้นแสดงตัวอย่างค่าบริการประจำอื่น ๆ ที่สร้างขึ้นมา 6 รายการ เราสามารถเลือกรายการใดรายการหนึ่ง หรือหลาย ๆ รายการให้กับห้องพักใดห้องพักหนึ่งหรือกลุ่มห้องที่ต้องการ เพื่อรวมอยู่ในบิลเดียวกับค่าเช่าห้อง ค่าน้ำ และค่าไฟฟ้า

นอกจากค่าบริการรายเดือนแล้ว ยังมีค่าบริการประเภทอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นไม่เป็นประจำ เช่น ค่าคีย์การ์ด ค่าปรับชำระล่าช้า ค่าเปลี่ยนหลอดไฟ ค่าซ่อมประตู และอื่น ๆ เราสามารถออกบิลคิดเงินเลยทันทีหรือ รวมไปคิดปลายเดือนในใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่

ได้ครับ คล้ายกับกรณีค่าบริการประจำอื่น ๆ เราสามารถสร้างรายการค่าบริการเพิ่มเติมขึ้นมา ค่าบริการ เพิ่มเติมจะเป็นค่าบริการที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็น ประจำ แต่เกิดขึ้นเป็นครั้งเป็นคราว เมื่อเราต้องการคิดค่า บริการทันทีก็เพียงแต่เลือกรายการที่เราได้สร้างขึ้นมา จากนั้นก็บันทึกค่าบริการและออกบิล หรือเพียงแต่บันทึกค่า บริการนั้น ๆ เพื่อรวมไปออกบิลอีกทีปลายเดือน

 

สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2550
บริษัท ทรีลอจิก คอร์ปอเรชั่น จำกัด